Stadig flere virksomheder sætter fokus på arbejds- opgaver, hvor der er mulighed for at forbedre processen og dermed reducere tidsforbrug og gøre tingene hurtigere og lettere.

For eksempel er der ikke grund tiI først at udskrive et dokument -  for derefter at lægge det i en faxmaskine - angive modtager - scanne det ind - for igen at gå tillbage til arbejdspladsen. 

Mange af de informationer som udveksles mellem forretningspartnere, og som man ønsker en gyldig kvittering på, findes for en stor dels vedkommende allerede i virksomhedens systemer. 

Når dokumenter skal formidles til kunder, leverandører og samarbejdspartnere ønsker mange at dette sker, med mindst mulig indsats og således at budskabet har det rette udseende. Det kan gøres via et integreret kommunikationssystem, der er forberedt til afsendelse af struktureret information via fax, e-mail og /eller SMS.

I mange virksomheder finder man én enkelt central telefax. I andre yderligere en- eller flere decentrale maskiner. Disse kommunikationsenheder modtager ofte informationer, der er væsentlige for virksomhedens eksistens. 

Mange steder har man den opfattelse, at denne kommunikationsform anvendes meget lidt - eller slet ikke - uden at man besidder den konkrete viden. Udtalelser baseres ofte på egen arbejdssituation - uden at sætte udveksling af information ind i en større sammenhæng.  Ligeledes er det et emne, der har svært ved at opnå status blandt IT-folk og andre, der ikke direkte har interesse i besparelserne.

Uanset disse holdninger er det ved flere lejligheder bevist, at det er muligt at opnå relativt store besparelser ved at gennemgå og forbedre processerne omkring virksomhedernes indgående kommunikation.