Vi hjælper virksomheder til en bedre hverdag med mindre spildtid og mere effektivitet med samme indsats. Okholm Informatik A/S udvikler mange systemer til vores kunder.

 

Effektive arbejdsgange, videndeling og samarbejde

Stadig flere ønsker at indføre nye systemer, der gør arbejdet lettere og som kan implementeres med et minimum af indsats.
Vi leverer systemer til effektiv behandling og kommunikation af elektronisk information.

IMPLEMENT hjælper danske virksomheder med at sætte fokus på udbyttet af deres IT investeringer.
 
Når der arbejdes med dokumenter er det naturligt også at tilbyde systemer til automatisering af såvel lagring som genfinding. Blandt kunderne til disse løsninger finder man blandt andet en række større danske og udenlandske virksomheder.

Bent Okholm
Bent Okholm, direktør

Fax

Fjern faxmaskinerne

Digitaliser kommunikationen

Faxen af i morgen bliver sendt og modtaget direkte til/fra arbejdspladsen eller via multifunktionsmaskinen (MFP) i virksomheden.  Den står jo alligevel klar til at skanne eller printe.  E-mail postkassen i Outlook eller Notes kan også bruges til at sende fax fra -  eller modtage i. Vil du vide mere er vi kun en telefonopringning væk!

Hånden på hjertet, lever faxen?

Det er afhængig af øjnene som ser ...

Nogle mener faxen er død medens ledende analytikere mener faxtrafik vil vokse med 8,2% i de kommende to år.
Hvorfor? - Det drejer sig om sikkerhed og om at gøre arbejdet lettere. Faxen betyder sikker grafisk kommunikation, medens e-mail ikke lever op til kravene for sikkerhed som mange forventer.
Vidste du at når man sender en:

  • telefax - så har modtageren bevisbyrden!
  • e-mail   - så har man selv bevisbyrden!

Stadig flere bruger grafisk kommunikation integreret med deres applikationer, i forbindelse med VoIP (Fax-Over-IP) samt direkte fra deres multifunktionsmaskiner.
Gør kommunikation let for dem der bruger det hver dag - se mere om …

Har I råd til at beholde faxmaskinerne?

Koster faxmaskiner så mange penge til vedligeholdelse og at genanskaffelse?

Ja, undersøgelser viser, at de faxmaskiner som er anbragt ved siden af arbejdspladsen kan koste virksomheden helt op til godt 30.000 kroner pr. år.

Prøv blot at tage dette tal og multiplicér det med antallet af faxmaskiner, der er fordelt ud over virksomheden. Når det hele bliver lagt sammen kan omkostningen blive chokerende! Desværre indser mange virksomheder ikke, at hver gang nogen lægger et stykke papir i en manuel faxmaskine sker der det, at de også introducerer højere overhead omkostninger.

Omkostninger der bør overvejes:
Leasing- og vedligeholdelsesaftaler for forældet udstyr.
Telefonlinjer og langdistance kald hver måned. Arbejdsomkostninger der medgår ved tid til faxmaskinen og ventetid ved faxen. Toner og papiromkostninger. Pladsanvendelse for maskinen på kontoret. Forbrug af elektricitet.

“Vandrer” papiret rund – hvordan får to adgang samtidig?

Spilder folk tid på at skubbe papirfax rundt mellem personer/afdelinger?
Bliver vigtig behandlingsinformation og ordretransaktioner forsinket fordi papir og fax bliver rundsendt manuelt til godkendelse og videre behandling?
Lider de papirbaserede processer og manuelle transaktioner på grund af menneskelige fejl?
Udnytter Jeres faxmaskiner helt de fordele der ligger i forbindelse med de investeringer der er foretaget i den eksisterende IT infrastruktur såvel som opstart af forretningsprocesser?
Tillader I fortsat dokument-baserede forretningsprocesser at operere uden det samtidig er muligt at se dokumentets status også selv for de dokumenter som kræver beslutning eller videndeling/samarbejde?
Med en faxserver er det relativt let at digitalisere dokumenter, hvilket er det første skridt til at gøre informationen i dokumenterne tilgængelig til alle berørte parter. Når først de er digitaliseret er det relativt enkelt at integrere med de programmer som anvendes i virksomheden.

 

 

 

Hånden på hjertet

Rigtig information i rette tid!

Hvilke dokumenter og processer forsinkes på grund af faxmaskiner?

  • lån, reklamationer, indkøbsordrer, recepter, indlæggelser, leveringer, opgaver og kontrakter?
  • Hvor hurtigt besvarer I en kundehenvendelse?
  • Oplever Dine kunder nogensinde optaget signal når de forsøger at sende Jer en fax?
  • Har du nogensinde anmodet en kunde om at gensende en fax, fordi du ikke kunne finde den?

Ifølge en undersøgelse udarbejdet af ATG (Art Technology Group, Inc.) udtaler mere end 75% af de adspurgte virksomheder, at utilstrækkelige informationer i samhandel, marketing eller servevirksomhed hindrer dem i at udføre levering, således at det for kunden bliver en tilfredsstillende oplevelse og samtidig en profitabel proces.

Budskabet skal afsted!

Er medarbejdere kendt for at improvisere uden for virksomhedens regler, når de skal have faxen til at virke?


Har klager fra kunder over kommunikationsproblemer været årsag til hurtige investeringer i flere faxmaskiner - det samme udstyr som medførte de første problemer?


Når der er noget som ikke fungerer i virksomheden, er der ofte en tendens til at folk tager den udvej med mindst modstand selv om beslutningen ikke understøtter virksomhedens strategi.

For eksempel, hvis en medarbejder eller folk fra en afdeling skal vente for længe på deres fax, så er det ikke ualmindeligt at man tager sagen i egen hånd og køber en ikke godkendt faxmaskine til at løse deres problem eller installere en personlig computer fax uanset de organisatoriske retningslinjer.

 

Forskelligt udstyr giver ofte mere arbejde!

Har I mobile medarbejdere? Understøtter I internationale brugere med klient arbejdspladser.

Du er måske i en af de mange virksomheder der er spredt ud over byen, landet eller måske hele verden og hvor arbejdet skal udføres og stadig hænge sammen.
Hvis I har geografisk adskilte kontorer eller mobile medarbejdere betyder det at der er nogen som skal styre processen med klargøring og afsendelse af nødvendigt udstyr, godkende omkostningen til en ny faxmaskine, forholde sig til telefonlinjeudgifter eller arbejde med fejlbehæftet udstyr eller et genstridig faxprogram der er lokalt installeret.